Définition du poste
Missions et activités
Accueil et secrétariat des 3 établissements (FJT, EHPAD, RAP)
- Accueil physique et téléphonique du public
- Apport d'un premier niveau de réponse au public, réorientation
- Organisation des RDV et prise des réservations : Outlook, espace famille EHPAD, rdv coiffeurs et pédicures
- EHPAD, séjours d'immersion et chambre
- Réception traitement et diffusion des colis et courriers des résidents
- Réception des commandes et livraisons des marchandises
- Accueil des entreprises pour les interventions de maintenance
- Veille à l’actualisation des supports de communication (affiches, flyers)
- Rédaction de documents simples : Menus, affiches...
- Mise en place et gestion de l’affichage
(diffusion informations diverses: RH, animations, sécurité, interventions de maintenance…) - Réguler l’entrée des visiteurs et surveiller les accès (entrées et sorties)
- Gestion des situations de stress, régulation des tensions et/ou conflits entre usagers
- Soutien administratif auprès des secrétaires (archivage, tri, classement, contrôle administratif)
Suivi administratif du FJT
- Saisie des APL dans le logiciel métier
- Saisie des encaissements
- Suivi des prestations annexes avant facturation et transmission à la responsable de la résidence
- Mise à jour de données dans un tableur
Gestion locative pour les 3 établissements (FJT, EHPAD, RAP)
- Préparation des livrets d’accueil pour la Résidence Kerizac et du dossier d'admission
(liasse documents à faire compléter au moment de l'entrée) - Saisie des demandes d’intervention et/ou besoins de maintenance pour l’équipe technique
Qualités et compétences attendues
- Qualité d'accueil et d'écoute, patience
- Connaissances des dispositifs et du public de la personne âgée
- Organisation et rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Facilités relationnelles
- Autonomie et sens de l'initiative
- Connaissance de la personne âgée et des spécificités liées à ce public
- Capacité à poser un cadre auprès d'un public jeune
- Maitrise des outils informatiques de base (bureautique, messagerie…)
Temps de travail
1 607 h - 35h/semaine-7h/jour
