Missions et activités
Au sein d’une équipe accueil en pleine évolution (projet de refonte des accueils), vous assurez l’accueil général de la mairie, apporter une réponse de 1er niveau et orienter le public dans l’objectif d’améliorer le parcours usager. Vous êtes garant de l’image du service public et de la collectivité.
Missions principales :
- Accueil physique du public sur les 3 sites de la Mairie : Hôtel de Ville ; Centre administratif ; Centre Victor Hugo
o Assurer à l’usager un accueil personnalisé et adapté : identifier les demandes pour apporter la réponse la plus adéquate dans le respect des règles d’accueil établies (évolutives avec le projet de refonte des accueils) : renseignement et remise de documentation, réponse de 1er niveau ou orientation.
o Délivrance des imprimés pour les pièces à fournir dans les démarches usager
o Identifier et gérer les demandes en fonction de leur degré d’urgence
o Repérer les comportements à risque, réguler les conflits et situations de stress
o Appréhender les limites de son domaine d’intervention
o Assurer le suivi pour chaque site, des réservations de salles du site et des prises de rendez-vous organisés via le logiciel de gestion des files d’attente (ORION)
o Réguler les flux et les temps d’attente
o Gérer la réception des colis
- Accueil téléphonique du public sur 2 sites de la Mairie : Hôtel de Ville, Centre Victor Hugo
o Assurer la réception des appels et la transmission au service compétent dans le respect des règles d’accueil : réponse de 1er niveau, orientation ou transmission de l’appel avec présentation de l’appel
o Prendre et transmettre des messages
- Participation aux activités administratives et bureautiques/numériques de back office du service en lien avec la responsable relation Usagers
o Gestion partagée de la boite mail générique du service
o Veille active et formation continue sur les actualités mairies (règlementaires/organisationnelles et participation aux mises à jour des procédures sur outils bureautiques)
o Utilisation de plusieurs logiciels métiers (élections, outils des fiches connaissances …..)
Missions secondaires sous la responsabilité de la responsable:
- Prestation de services pour la Direction communication
o Préparation et conditionnement de l’ensemble des documents à distribuer
o Distribution de documents « Vannes Mag’ » au Ouest France et Télégramme
- Prestation de services diverses
Aide administrative diverse …
Gestion de l’affichage d’information
Suivi et mise à jour de listings, tableaux et plannings des accueils
Classement, publipostage, mise sous pli, envois de documents,
Tri journalier du courrier CCAS (centre Victor Hugo)
Qualités et compétences attendues
Connaissance
− Connaissance de l’organisation des services et de l’organigramme de la collectivité
− Connaissance du cadre légal et règlementaires des activités exercées
− Aisance avérée et indispensable dans l’utilisation des outils bureautiques (word, excel, outlook)
− Maitrise des techniques d’expression écrite et orale (s’exprimer clairement oral et écrit)
− Maitrise des techniques d’accueil et de communication (reformulation des demandes, gestion des conflits, gestion du stress, priorisation de l’urgence, neutralité et objectivité…)
Qualités attendues
− Appétence nécessaire pour les évolutions dans les démarches numériques
− Capacité d’adaptation rapide des logiciels métiers
− Consciencieux dans le travail
− Goût du contact avec le public (accueil aimable, courtois, diplomate)
− Qualité relationnelle
− Discrétion professionnelle
− Esprit d’équipe
− Autonomie de travail dans les activités back office
− Savoir rendre compte de son activité
Élements de gestion du poste
• Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou aux contractuels
• Politique active de formation des agents
• Dispositif de télémédecine pris en charge par la collectivité
• Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime sociale
• Temps de travail : 38h45 - 25 jours de congés + 2 jours de fractionnement, 21 RTT.
• Forfait mobilité durable sous certaines conditions
Date limite des candidatures : le 8 février 2025
